Maintenance & Entreprise n°632

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Maintenance expo 2013

Dossier GMAO Retour

Dossier GMAO Retour d’expérience > Une gmao d'exception pour un site exceptionnel Un site historique unique en France et en Europe, présentant des caractéristiques exceptionnelles par sa valeur culturelle et artistique, les surfaces de son emprise patrimoniale : le Domaine de Versailles a récemment intégré un nouvel outil logiciel pour assurer sa gestion technique. Sur les domaines de Versailles et Marly, la direction du patrimoine et des jardins est chargée des missions suivantes : • Assurer les missions de conservation architecturales, de maintenance des installations techniques, de conduites et de maintenance des fontaines et le nettoyage des espaces ; • la maitrise d’ouvrage des travaux et l’accompagnement des études de maitrise d’œuvre du schéma directeur • la poursuite des travaux de restauration. L’essentiel des interventions de maintenance et d’exploitation est assuré par des entreprises extérieures dans le cadre de marchés publics. Il faut précise que les marchés de maintenance ne sont pas regroupés et confiés à un opérateur global et unique faisant appel à des sous-traitants de deuxième rang. Chaque problématique de maintenance et d’intervention technique fait l’objet d’un marché particulier, les plus gros marchés concernant le chauffage et les énergies, les travaux de peinture… Garantir la connaissance du patrimoine Au sein de la Direction du patrimoine et des jardins, le Service des plans et des affaires patrimoniales est un service transversal, explique son chef, Madame Sylvie Montillon, qui a pour mission d’assurer la centralisation des données, de créer des bases de données, de faire des synthèses pour répondre aux besoins de tous les autres services. Un logiciel permet de mettre à disposition, sur un Intranet, les plans « à jour », ce qui représente une masse d’informations importantes : en effet le domaine ne couvre pas moins d’une centaine de bâtiments sur une surface de 800 ha ! Toute cette partie géographique est désormais intégrée à la GMAO de Planon Site Alpha. La plus grande partie des équipements techniques est déjà recensée. Concernant les éléments dits « d’architecture », le recensement est en cours. Après une mise en pré-production en septembre 2011, le logiciel SAM FM a été lancé en janvier 2012, en concordance avec la nouvelle année budgétaire. « Il est donc opérationnel depuis 34 Octobre-Novembre-Décembre 2013 – N°632

Dossier GMAO bâtiments ». Les enjeux financiers sont en effet très importants : il n’est pas anodin par exemple de savoir s’il faut repeindre l’ensemble des fenêtres (plusieurs centaines) tous les vingt ans… et anticiper ainsi les énormes dépenses de remise en peinture. Cette maintenance préventive liée aux bâtiments, et pas seulement aux équipements techniques, n’existait pas auparavant. moins de deux ans maintenant », précise Elise Legrand, architecte et gestionnaire au service des plans et des affaires patrimoniales. « Nous avions besoin d’un outil qui nous permette de savoir plus précisément et de façon plus détaillée comment se répartissent nos efforts de maintenance, les travaux que nous engageons et nos affectations de dépenses, développe Mme Montillon. Et qui nous permette de suivre dans le temps la réalisation des interventions. La mise en place d’un outil GMAO devait répondre à tous ces besoins. » Un point important de l’appel d'offre et qui devait retenir particulièrement l’attention dans le choix, c’était de disposer d’un logiciel qui soit évolutif. « Nous avions déjà et depuis longtemps un fort volume d’informations et de données, et une bonne structure de données techniques par l’entremise des entreprises opérant sur le site », précise Elise Legrand. « Pour nous, il est aussi important de mettre en place un outil de suivi de la maintenance préventive concernant les Parlez-vous " le Versailles " ? « Lors de l’intégration du logiciel, nous avons rencontré une première difficulté qui tient au langage, au vocabulaire utilisé par l’outil proposé », se souvient Mme Montillon. En effet le logiciel d’origine utilise parfois des termes utilisés également par les opérateurs du site de Versailles mais avec des acceptions, des sens différents. Il y a donc eu un gros travail préparatoire pour adapter le vocabulaire de l’outil à son usage dans « la langue parlé à Versailles », parfois s’agissant de mots d’un usage très courant comme « opération », « intervention »… Le logiciel a ainsi été entièrement adapté de façon à ce que les utilisateurs puissent l’utiliser sans aucune ambigüité sur les mots employés. Cette étape n’a rien de futile, c’est une phase essentielle dans l’appropriation de l’outil logiciel par ses futurs utilisateurs. Les autres points sensibles concernent les bases de données. « Versailles disposait, comme on l’a dit, de bases de données très complètes sur les équipements Octobre-Novembre-Décembre 2013 – N°632 35

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